Инструкция по делопроизводствупо делопроизводству в Уставном суде Санкт- Петербурга. СОДЕРЖАНИЕ1. Порядок организации документооборота в Уставном суде . Регистрация входящих документов .
Порядок работы с документами в структурном подразделении . Порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд, прохождение судебного дела . Регистрация исходящих документов . Особенности оформления документов, передаваемых и принимаемых по коммуникационным каналам связи .
Работа исполнителей с документами . Порядок прохождения внутренних документов в Уставном суде . Порядок подготовки и оформления документов . Требования к оформлению реквизитов документов . Виды документов Уставного суда . Решения Уставного суда .
Приказы Уставного суда . Протоколы заседаний Уставного суда, протоколы заседаний комиссий (рабочих групп) Уставного суда, протоколы общих собраний судей Уставного суда, гражданских служащих и работников . Служебная корреспонденция . Порядок подготовки и оформления документов при планировании размещения и размещении государственного заказа Санкт. Подготовка и оформление документов при планировании размещения и размещении государственного заказа Санкт. Подготовка и оформление документов при размещении заказа, заключении государственного контракта, иных гражданско- правовых договоров .
Подготовка и оформление документов при осуществлении контроля за исполнением государственных контрактов, иных гражданско- правовых договоров. Контроль исполнения документов . Составление номенклатуры дел, формирование дел, группировка отдельных видов документов. Группировка отдельных категорий документов . Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
Экспертиза ценности документов . Оформление обложки дела .
Настоящая Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности.
- Организацию и порядок ведения судебного делопроизводства у мирового судьи. N 28), Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, .
- Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации <1> делопроизводства в судебных составах и подразделениях суда.
- Суда Российской Федерации от 30 июня. В ВЕРХОВНОМ СУДЕ .
- Настоящая Инструкция, а также изменения к ней утверждаются приказом Председателя Суда.
Составление и оформление описей дел. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Общие положения Уставном суде Санкт. Инструкция устанавливает порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд Санкт- Петербурга (далее – Уставный суд), а также общие для всех структурных подразделений аппарата Уставного суда (далее – структурное подразделение) требования к документационному обеспечению деятельности Уставного суда и к организации работы с документами, единый порядок их подготовки, оформления и контроля исполнения. Правила ведения документооборота, предусмотренные Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Положения Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Санкт- Петербурга в Уставном суде (далее – гражданские служащие) и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт- Петербурга, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Уставного суда (далее – работники). Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляет секретариат.
Порядок организации документооборота в Уставном суде Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов в Уставный суд или их отправки из Уставного суда путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе. Регистрация входящих документов.
Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Уставный суд, получает сотрудник секретариата в отделении связи по доверенности и передает их по назначению под расписку. Подлежат обязательной передаче в секретариат все официальные документы, полученные сотрудниками Уставного суда от должностных лиц органов государственной власти, органов местного самоуправления и других организаций (например, при выездах в командировку и т. Первый экземпляр акта направляется письмом c уведомлением о вручении отправителю, второй экземпляр остается в секретариате.
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Уставном суде, приведен в приложении . Прошедшая регистрацию корреспонденция, поступившая в Уставный суд, передается председателю Уставного суда. Корреспонденция, предназначенная для заместителя председателя Уставного суда, судей Уставного суда передается им непосредственно. Председатель Уставного суда дает исполнителям поручение, оформленное в виде резолюции на документе, либо на бланке для резолюции (приложение . В случае, когда исполнителей несколько, ответственным исполнителем является сотрудник, указанный в резолюции первым, если не оговорено иное. Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Уставного суда делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления). Документы с резолюцией председателя Уставного суда возвращаются в секретариат для их дальнейшей передачи исполнителю (исполнителям) под расписку (подпись) в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда.
Документы, адресованные в структурные подразделения и прошедшие учет в секретариате, в обязательном порядке регистрируются в журнале регистрации внутренней документации (служебной переписки) структурного подразделения (приложение . Поступившие в Уставный суд заявки на участие в процедуре размещения государственного заказа Санкт- Петербурга регистрируются секретариатом в журнале регистрации заявок на участие в процедуре размещения государственного заказа Санкт- Петербурга (приложение .
Обращение, признанное решением Уставного суда внепроцессуальным, регистрируется секретариатом в журнале регистрации внепроцессуальных обращений (приложение . Корреспонденция (документация) получается и отправляется через секретариат, регистрируется, доводится до сведения начальников соответствующих структурных подразделений и хранится сотрудниками, ответственными за ведение документооборота в этих подразделениях. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений. В их обязанности входят: - получение в секретариате корреспонденции, поступившей для структурного подразделения, её регистрация и передача исполнителям; - проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя; еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами; - передача документов на рассмотрение начальнику структурного подразделения и после получения резолюции – исполнителю в день поступления документа; - проверка правильности оформления документов, регистрация документов, исходящих из структурного подразделения; - контроль за прохождением документов в структурном подразделении и сроками их исполнения; - прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи; - разработка номенклатуры дел структурного подразделения в соответствии с подразделом 7. При увольнении, перемещении сотрудник, ответственный за ведение документооборота, передает дела по акту начальнику соответствующего структурного подразделения. Секретариат один раз в два года организует проверку состояния документооборота в структурных подразделениях.
Результаты проверки докладываются начальником секретариата председателю Уставного суда. Порядок работы с обращениями, поступившими в Уставный суд, прохождение судебного дела.
Обращения в форме запроса или жалобы, зарегистрированные в секретариате в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда, в день поступления направляются председателю Уставного суда и всем судьям Уставного суда. На основании резолюции председателя Уставного суда о проведении предварительного изучения обращения судьей (судьями) Уставного суда секретариат готовит проект соответствующего поручения и после его подписания регистрирует обращение в журнале регистрации обращений в Уставный суд (приложение . Судье (судьям) Уставного суда, которому(- ым) поручено предварительное изучение обращения, передается второй экземпляр обращения со всеми приложениями и копией поручения на предварительное изучение обращения под подпись в журнале регистрации обращений в Уставный суд. Нумерация судебных дел, находящихся на рассмотрении Уставного суда, производится в пределах каждого календарного года. Номер судебного дела состоит из пяти цифр, разделенных косой чертой – XXX/GG, где: XXX – порядковый номер судебного дела по журналу регистрации обращений в Уставный суд в пределах календарного (текущего) года,GG – последние две цифры календарного (текущего) года.
В этом случае в журнале регистрации обращений в Уставный суд в графе «. При этом нумерация судебных дел, поступивших в новом календарном году, начинается не с первого номера, а с того, который является очередным после перерегистрации судебных дел, не рассмотренных в предыдущем календарном году. Судья, осуществляющий подготовку дела к рассмотрению(Ф. О., подпись)Судья- докладчик(Ф. О., подпись)Решениепо делу.
Информация о назначении судьи (судей) Уставного суда, осуществляющего (- их) предварительное изучение обращения, вносится в регистрационно- контрольную карточку (приложение . При формировании судебного дела сотрудник секретариата ведет по установленной форме в регистрационно- контрольной карточке последовательные хронологические записи о процессуальных и иных действиях, связанных с рассмотрением судебного дела.